Sisäisen viestinnän merkitys on tiedostettu erityisesti viimeisen muutaman vuoden aikana, kun viestintä on siirtynyt lähi-, hybridi- ja etämaailmaan. Viestintä on taito, joka korostuu työelämässämme yhä enemmän. Jos emme osaa viestiä vastaanottajalle ymmärrettävästi tavoitteistamme tai toiveistamme, niin vastapuolen on vaikea vastata niihin. Myöskin yrityksen tai organisaation on vaikea päästä haluttuun tavoitteeseen, jos päämäärää ei pystytä viestimään siten, että työntekijät sen ymmärtävät ja osaavat toimia halutulla tavalla. Viestintä on yksinkertaisesti johtamista ja johtaminen viestintää.
Mitä on sisäisen viestintä?
Organisaation johtamisen keskiössä on sisäinen viestintä. Sen voidaan määritellä olevan yrityksen tai organisaation sisällä tapahtuvaa, työyhteisön jäseniin kohdistuvaa ja heidän välillään tapahtuvaa tiedonkulkua sekä vuorovaikutusta.
Usein rajaamme sisäisen viestinnän pelkäksi kirjoitetuksi tai verbaaliseksi viestinnäksi. Sisäinen viestintä pitää kuitenkin sisällään myös nonverbaalisen viestinnän elementit, kuten eleet, ilmeet, äänenkäytön, tilankäytön sekä koskettamisen.
Miksi kehittää sisäistä viestintää?
Myönteiseksi koetulla viestinnällä on monenlaisia positiivisia vaikutuksia organisaation sisällä.
1. Yrityskulttuurin rakentaminen
Toimiva sisäinen viestintä tiivistää yhteisön toimintaa. Yrityskulttuuri ja toimintatavat rakentuvat sisäisen viestinnän välityksellä, sillä organisaatiot muodostuvat aina ihmisistä ja heidän välisestä viestinnästä. Viestinnällä luomme yhteisöön hyvinvointia ja vahvistamme keskinäisiä tunnesiteitä.
Sisäinen viestintä ei ole vain informaation siirtoa, vaan viestinnällä voidaan johtaa yhteisön vaikutelmia sekä tunnetiloja. Jopa yksittäisillä sanavalinnoilla voi olla iso merkitys tunnelman luomisessa. Sisäinen viestintä luo kanavat työpaikkahengen luomiseen ja positiiviseen ”heimoutumiseen”.
2. Työtyytyväisyys paranee
Myönteisesti koettu viestintä ja viestintäilmasto luo yleistä tyytyväisyyttä työyhteisöön. Toimivan sisäisen viestinnän on nähty vaikuttavan suoraan henkilöstön sairauspoissolomäärien vähenemiseen sekä pidentänyt työntekijöiden pysyvyyttä organisaatiossa.
Avoin viestintä lisää tietoisuutta, ymmärrystä, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja halua osallistua yhteiseen toimintaan. Hyvillä viestinnän käytänteillä voidaan luoda tasa-arvoinen ja turvallinen ilmapiiri, jossa on mahdollisuus käsitellä kiperiäkin asioita ja poistaa epävarmuutta.
3. Tuottavuus ja kustannussäästöt
Toimivalla sisäisellä viestinnällä voi tuoda kustannussäästöjä monella tapaa. Kun viestintä tapahtuu oikea-aikaisesti oikeissa kanavissa, informaatio siirtyy yhteisössä tehokkaasti. Tämä puolestaan lisää työyhteisön tuottavuutta ja parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Viestinnällä saadaan usein pienennettyä myös reklamaatioiden määrää. Selkeillä viestintäketjuilla voidaan tehostaa sisäisiä prosesseja, jotka näkyvät asiakkaalle toimivana palveluna. Positiivinen viestintäympäristö ja luottamuksellinen ilmapiiri lisäävät organisaation sisällä tapahtuvaa innovointia ja kehitystyötä, mikä tuo kilpailuetua kilpailijoihin nähden.
Ketkä viestivät?
Jokainen organisaation jäsenen vastuulla on rakentaa positiivista viestintäympäristöä. Viestintä on vuorovaikutusta, ennakoimista, persoonan ja tunnetilan huomioon ottamista, toisen kohtaamista sekä välittämistä. Viestintä ei ole erillinen osa-alue, jota vain jotkin organisaation henkilöistä tekevät. Jokaisen viestintä niin yrityksen sisällä kuin ulkopuolella vaikuttaa esimerkiksi yrityksen maineeseen työnantajana tai palvelun toimittajana.
Millaista on hyvä sisäinen viestintä?
Viestinnän tarkoitus on tehdä asioita ymmärrettäväksi ja hyväksyttäviksi, taustoittaa päätöksiä, tiedottaa, selventää ja muuttaa olemassa oleva tieto toiminnaksi. Viestintä on aina aktiivista ja monensuuntaista. Hyvä sisäinen viestintä on oikea-aikaista (jopa ennakoivaa), avointa ja mahdollisimman kattavaa.
Avoin viestintä on totuudenmukaista, realistista ja objektiivista. Viestimällä niin onnistumisesta kuin ongelmakohdista voidaan yhdessä oppia ja kehittää toimintaa seuraavalle tasolle.
Sisäisen viestinnän tarkoitus on viedä strategia käytännön toiminnaksi. Selkeästi viestityt tavoitteet, positiivinen viestintäilmapiiri ja yhteisesti sovitut viestintäkäytänteet tekevät työnteon helpommaksi. Sisäisen viestinnän suuntaviivat määritellään usein viestintästrategiassa, mutta käytännössä viestintäkulttuuri määräytyy yksittäisten ihmisten päivittäisissä teoissa.
Lähdekirjallisuutta ja lisälukemista:
- Hagerlund & Kaukopuro-Klemetti: Työyhteisö viestii, jotta olisi olemassa – Kunta-alan työyhteisöviestinnän opas.
Juholin, E., & Juholinen, E. (2006). Communicare! viestintä strategiasta käytäntöön. Inforviestintä.