Ota yhteyttä

Sisäisen viestinnän kehittäminen

22 syyskuuta 2022

Sisäisen viestinnän laatu on aina henkilökohtainen kokemus. Meistä jokainen on viestijänä erilainen. Lue, miten kehität sisäistä viestintää.

Sisäisen viestinnän kehittäminen organisaatio- ja yksilötasolla

Hyvä sisäinen viestintä on oikea-aikaista, oikealle kohderyhmälle suunnattua ja oikeassa kanavassa viestittyä. Sisäisen viestinnän tarkoitus on tehdä asioita ymmärrettäväksi, taustoittaa päätöksiä, herättää keskustelua, muuttaa olemassa oleva tieto toiminnaksi sekä vaikuttaa työyhteisön tunneilmapiiriin. Parhaimmillaan viestintä on aktiivista ja monisuuntaista – ei vain yhdensuuntaista tiedoksiantoa. Jotta viestinnällä olisi mahdollisimman paljon vaikutusta, sen on oltava tarvittaessa jopa ennakoivaa, avointa ja mahdollisimman kattavaa eli kohderyhmälle sopivalla tavalla viestittyä.

Toimiva sisäisen viestintä tuo tehokkuutta yrityksen toimintaan. Viestinnän kehittämiseen niin strategisella kuin yksilötasolla pätevät hyvinkin samanlaiset elementit.

1. Tavoitteen asetanta


Viestiessäsi lähde liikkeelle ajatuksesta, miksi viestin tästä aiheesta. Mitä muutosta tai toimintaa tavoittelen viestinnälläni? Miksi tämän asian välittäminen eteenpäin on tärkeää?

Strategisella tasolla viestinnän tavoitteena on usein tiedonkulun parantaminen, yrityskulttuurin vahvistaminen, vuorovaikutuksen lisääminen, tuottavuuden kasvattaminen, työhyvinvoinnin lisääminen, työntekijöiden sitouttaminen tai työilmapiiriin vaikuttaminen. Viestinnän yksi päätehtävistä onkin muuttaa strategia toiminnaksi. Parhaimmillaan hyvällä viestinnällä saadaan ihmiset syttymään ja innostumaan yhteisestä päämäärästä, pahimmillaan uupumaan ja lannistumaan.

Yksilötasolla viestiä lähettäessä tulisi miettiä, mitä haluan saavuttaa kyseisellä viestilläni. Esimerkiksi minkälaista vastausta, toimintaa tai reaktiota odotan, milloin haluan vastaanottajan toimivan tai mitä asioita haluan viestinnälläni tukea. Kun omat viestinnän tavoitteet ovat kirkkaasti mielessä, myös viesti muotoutuu paremmin vastaanottajalle sopivaksi.

Sisäisen viestinnän kehittämisessä on hyvä lähteä liikkeelle SWOT-analyysistä niin strategisella kuin yksilötasolla. Voit miettiä, mitkä ovat organisaation tai oman viestintäsi vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet sekä uhat. Vastausten pohjalta voi koota listan, mitä osa-alueita kannattaa lähteä kehittämään, mitä toimintatapoja kannattaa poistaa tai säilyttää ja onko jotain viestinnällisiä asioita, joita et ole vielä kokeillut.

2. Viestinnän kohderyhmät


Sisäisessä viestinnässä on tärkeää ymmärtää, kuka on viestin vastaanottaja missäkin tilanteessa. Kun ymmärrät, millaisia tarpeita, odotuksia, motivaatiotekijöitä tai arvoja viestin vastaanottajalla on, sitä paremmin osaamme muotoilla viestin häntä puhuttelevaksi.

Strategisella tasolla määritellään usein sisäisen viestinnän viestiketjut eli kenen kaikkien täytyy tietää, on tärkeä tietää tai on hyvä tietää mistäkin asiasta. Kriisiviestintää ennakoiden suunnitellaan viestintäketjut ja viestinnän vastuualueet, jotta tieto tavoittaa tarvittaessa halutut vastaanottajat tarpeeksi nopeasti ja oikeassa järjestyksessä.

Yksilötasolla viestiessä pohdi, kenen kaikkien tulee tietää asiasta. Palvelet vastaanottajaa, jos et tuuttaa varmuuden vuoksi jokaista viestiäsi laajalle kohderyhmälle. Hyvä tapa on esimerkiksi kirjata viestiin, kenen odotat vastaavan siihen ja kenelle viestin informaatio on vain tiedotusluontoinen asia. Näin vastaanottaja osaa reagoida viestiin toivotulla tavalla.

 

3. Ymmärrettävä sisältö

Viestin kohderyhmä määrittää aina viestin sisällön. Onnistut viestiessä, kun mietit tarkkaan, mitä tietoa vastaanottaja haluaisi kuulla, mitä ennakkotietoja hänellä on jo aiheesta tai mitä mahdollisia kysymyksiä hänelle herää viestin saamisen jälkeen.

Ranskalainen filosofi Blaise Pascal (1657) on aikanaan sanonut: ”If I had more time I would have written a shorter letter” - jos minulla olisi ollut enemmän aikaa, olisin kirjoittanut lyhyemmin. Viestin lähettäjän vastuulla on pureskella viesti vastaanottajan kannalta helposti omaksuttavaan eli ”kalorittomaan” muotoon, jotta saajan ei tarvitse käyttää viestin ymmärtämiseen turhaan aikaa. Hyvin kiteytetyt ja selkeät viestit välitettynä oikealle kohderyhmälle lisää organisaation tuottavuutta.

Strategisella tasolla organisaatiossa voidaan miettiä, missä muodossa sisältöä kannattaa levittää organisaation jäsenille. Vaikuttavuuden varmistamiseksi viestiä kannattaa tarvittaessa levittää mahdollisimman monessa muodossa (esimerkiksi teksti, kuva, ääni, video) saavutettavuus huomioon ottaen.

Viestimme usein helposti tekstimuodossa, mutta mieti ensi kerralla, voisiko viestisi olla vaikuttavampi esimerkiksi videotervehdyksen muodossa. Esimerkiksi sovellusten tai työkalujen käyttöohjeet ovat omaksuttavissa paremmin, kun pystyt tekstin sijaan suoraan näyttämään toiminalliset elementit. Muistathan sisäisessäkin viestinnässä käyttää organisaation äänensävyä ja viestintätyylejä, jotta viestin selkeys verrattuna muuhun viestintään säilyy yhtenäisenä.

Mistä viestitään tai jätetään viestimättä? Tämäkin on valintakysymys. Viestimättä jättäminen on nimittäin myös viesti. Informaation jakaminen oikeassa suhteessa on tärkeää, jotta vältytään väärän tiedon leviämiseltä sekä turhilta kysymyksiltä. Toisaalta joskus liian aikaisin jaettu tieto, voi aiheuttaa enemmän kysymyksiä ja epävarmuutta.

4. Viestintäkanavien valinta

Lähtökohtaisesti viestinnässä kannattaa käyttää niitä kanavia ja sisältömuotoja, jotka tavoittavat parhaiten halutun kohderyhmän.

Yritystasolla sisäinen viestintä kannattaa keskittää muutamiin pääkanaviin, jotta viestinnän seuraamiseen ei kulu työntekijöiltä turhia resursseja. Viestintästrategiassa usein määritellään, mitä sisältöjä viestitään esimerkiksi intrassa, sähköpostin välityksellä tai pikaviestikanavissa. Usein viestintästrategiaan on kirjattu kanaviksi tekstimuotoista viestintää tukevat kanavat, mutta sisäisen viestinnän kanavia ovat myös esimerkiksi sisäiset palaverit ja tapahtumat.

Yksilönä viestiessä kannattaa miettiä, missä kanavassa oma viesti tavoittaa kohdeyleisön parhaiten. Luodaanko esimerkiksi organisaation sisälle erilaisia kanavia hassutteluviesteihin, jolloin viralliset viestit eivät jää näiden jalkoihin. Näillekin viestimuodoille on nimittäin paikkansa työilmapiirin ja hengen luojana.

Tuntuu, että aika moni viestii helpoiten kirjoittamalla. Omia viestintäkanavavalintoja kannattaa välillä hieman ravistella. Joskus viesti nimittäin tavoittaa nopeammin ja selkeämmin vastaanottajan esimerkiksi tarttumalla luuriin. Puhuessamme voimme vaikuttaa viestin sisältöön äänensävyillä ja puheen rytmityksillä. Jos käytössä on vielä videokuva, niin viestintäpalettia saa laajennettua kehonkieleen.

5. Resursointi

Ketkä viestivät? Onko viestimiseen varattu tarpeeksi aikaa? Mistä ja milloin viestitään? Mistä jätetään viestimättä? Millaiset ovat viestintätaitomme? Miten viestinnässä syntyneisiin mahdollisiin jatkokysymyksiin vastataan ja onko siihen varattu riittävästi aikaa?

Sisäistä viestintää tekevät kaikki. Ihan jokaisen organisaation jäsenen vastuulla on hyvän sisäisen viestinnän toteuttaminen. Viestintään kannattaa kiinnittää sisäisestikin huomiota, sillä viestinnän laatu näkyy helposti ulkopuolelle esimerkiksi asiakaskohtaamisissa. Viestinnässä onnistuu parhaiten, kun organisaatiolla ja sen tiimeillä on tarpeeksi kohtaamispisteitä, joissa tietoa voidaan jakaa. Näin työ tehostuu ja mahdollisilta väärinkäsityksiltä sekä turhilta reklamaatioilta vältytään.

Strategiatasolla viestinnän resursointia mietitään erityisesti viestinnän alan ammattilaisten näkökulmasta. Strategiassa varaudutaan esimerkiksi erilaisiin poikkeustilanteisiin. Ennakolta on hyvä sopia, ketkä ensisijaisesti tällaisissa tapauksissa viestivät, jotta viestinnän nopeus ja yhtenäisyys säilyvät.

Sisäisessä viestinnässä henkilöstö ei ole viestintätoimenpiteiden kohde, vaan aktiivinen työyhteisöviestinnän tuottaja ja välittäjä. Jos viestintä keskittyy liikaa yksisuuntaiseen tiedonvälitykseen esimerkiksi intran kautta, henkilöstön osallisuus vähenee. Jotta viestintä olisi vuorovaikutuksellista kannattaa sisäisen vuorovaikutuksen työkaluihin ja yhteisiin viestintähetkiin panostaa.

Vastaavasti yksilötasolla olemme jokainen vastuussa viestinnästä ja aktiivisesta osallistumisesta siihen. Nopeasti mielenpäältä viestitty asia saattaakin aiheuttaa enemmän työtä kuin se, että viestiin olisi kiinnitetty lähetyshetkellä huomiota. Varaa siis aikaa viestin muotoiluun ja kohderyhmän sekä viestintäkanavan valintaan.

6. Tavoitteiden mittaaminen ja analysointi

Jotta tiedetään, että haluttuihin viestinnällisiin tavoitteisiin on päästy, tulee päätetyille tavoitteille asettaa mittarit ja seuranta-aikaväli. Mittareiden tulee pohjautua aina alussa määriteltyihin tavoitteisiin.

Strategisella tasolla sisäisen viestinnän kehitystä voidaan mitata esimerkiksi erilaisin työtyytyväisyysmittauksin, asiakastyytyväisyysmittauksilla, vastausaikojen nopeutumisella tai reklamaatioden vähenemisellä.

Yksilötasolla oman viestinnän kehitystä voi todentaa esimerkiksi seuraamalla, millaista toimintaa saat viesteilläsi aikaan; herättääkö viestisi vastaanottajissa enemmän kysymyksiä kuin haluttuja vastauksia.

Lopuksi

Sisäisen viestinnän laatu on aina henkilökohtainen kokemus. Viestinnän laatua toteutetaan vuorovaikutuksessa viestin lähettäjän ja vastaanottajan kanssa. Viestintä on haastava laji, sillä jokainen olemme niin viestin lähettäjinä kuin vastaanottajina yksilöitä. Viestintää pidetään helposti arkisena itsestäänselvyytenä, jonka arvo tiedostetaan ja tunnistetaan vasta siinä vaiheessa, kun häiriöitä esiintyy. Onneksi meistä jokainen voi opetella viestimään joka päivä hieman paremmin. Minkä viestintäparannuksen sinä teet seuraavaksi?

Sisäinen viestintä koulutus