Verkkopalaveri tai mikä tahansa etätapaaminen muistuttaa täysin normaalia palaveria, mutta tapaaminen järjestetään jonkin ohjelman tai sovelluksen kautta. Osallistujat voivat liittyä palaveriin vaikka kotisohvalta. Kun ei tarvitse siirtyä paikasta toiseen, säästyy aikaa ja rahaa.
Verkkopalaverissa kuulet muiden osallistujien äänen ja näet heidän kasvonsa. Palaverit voivat olla hyvin vuorovaikutteisia, jossa kaikki osallistujat saavat äänensä kuuluviin tai yksipuolisempia, jossa palaverin vetäjä on eniten äänessä. Jälkimmäinen sopii esimerkiksi erilaisiin tiedotustilaisuuksiin. Rennommissa tapaamisissa voit vaikka viettää etäaftereita tai opettaa kavereille, miten kudotaan villasukat.
Koronaviruksen seurauksena verkkopalaverit ovat lisääntyneet räjähdysmäisesti – myös ystävien ja perheen kesken. Verkkopalaveri on siis monille uusi juttu, joten kerron muutaman asian, jotka kannattaa ottaa huomioon osallistuessaan sellaiseen. Näitä vinkkejä voit hyödyntää niin työpalavereissa kuin vapaa-ajan tapaamisissa.
Vinkit verkkopalaveriin osallistujille
1. Lataa ohjelma valmiiksi ja tutustu siihen
Mitä tahansa ohjelmaa verkkopalaverissa hyödynnetään, lataa se tietokoneellesi tai puhelimeesi hyvissä ajoin ennen tapaamista. Jos sinä olet palaverin järjestäjä, anna osallistujille ohjeet lataamiseen.
Tutustu ohjelman toimintoihin.
- Tarkista, että mikki toimii ja
- Miten saat mykistettyä mikin.
- Varmista myös kameran toiminta. Verkkopalaveri on huomattavasti mielekkäämpi, kun näkee kaikkien osallistujien kasvot.
2. Tule ajoissa paikalle
Tämä edellyttää, että kohta 1 on tehty hyvissä ajoin.
Palaverin sujuvuuden kannalta on tärkeää, ettei kukaan myöhästy (sama koskee mitä tahansa tapaamista). Avaa ohjelma hyvissä ajoin ennen palaveria mahdollisten teknisten ongelmien varalta. Ennen aikataulutettua osuutta aloitettu rento jutustelu on muutenkin hyvä startti palaverille.
3. Ole hiljaa, kun joku puhuu
Tämän pitäisi olla itsestäänselvyys kaikissa vuorovaikutustilanteissa, mutta meinaa aina joskus unohtua – myös verkkopalavereissa. Eli älä puhu muiden päälle, sillä silloin kukaan ei kuule ketään.
Silloin, kun ei ole sinun vuorosi puhua, kannattaa mikki pitää mykistettynä. Kaikki ylimääräinen ääni kannattaa muutenkin pyrkiä minimoimaan, sillä pienikin taustameteli kuuluu yllättävän hyvin muille osallistujille.
Jos osallistujia on vain muutama, on keskustelu jouhevampaa, kun kaikki pitävät mikkinsä auki. Varmista kuitenkin, että olet rauhallisessa tilassa.
4. Ota kaikki huomioon
Tämä saattaa olla haastavaa verkkopalaverissa, jossa on paljon osallistujia. Jos palaverista kuitenkin halutaan vuorovaikutteinen, varmista, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Jos osallistujalista on runsaslukuinen, voi palaverin vetäjä jakaa puheenvuorot, niin kenenkään mielipide ei jää kuulematta.
Muista myös kunnioittaa kaikkien puheenvuoroa. Tähän vinkkejä seuraavassa kohdassa.
5. Ole läsnä
Verkkopalaverissa, jossa on paljon osallistujia, et voi olla koko ajan äänessä. Sinun täytyy siis vuorovaikuttaa kasvoillasi. Vinkkini on, että hymyile paljon. Se viestii muille puhujille siitä, olet kiinnostunut heidän asiastaan. Jos ilmeesi on kovin vakava tai haukottelet, luonnollisesti vaikutat siltä, että olisit mieluummin jossain muualla.
Jos mikkisi on mykistettynä, et voi kuitata lyhyillä sanoilla, kuten ”ok”, ”hyvä” ja ”aivan”. Voit kuitenkin esimerkiksi hymyillä, näyttää hämmästyneeltä, nyökkäillä (”kyllä”), pyöritellä päätä (”ei”) tai näyttää peukkua (”ok”).
Ja muista, muut tosiaan näkevät sinut, vaikka istuisit kotisohvalla. Älä siis räplää puhelintasi tai katso televisiota palaverin aikana.
6. Hyödynnä chattia
Useissa verkkopalaveriohjelmissa on myös chat-ominaisuus. Jos et pääse ääneen silloin kun haluaisit, voit kirjoittaa asiasi myös chattiin. Chatin avulla voi vaikkapa esittää kysymyksiä puhujalle.
Palaverin vetäjä voi myös erikseen kehottaa osallistujia kirjoittamaan chattiin kysymykset, mielipiteet, vastaukset kysymyksiin jne. Tätä kannattaa hyödyntää varsinkin vetäjävoittoisessa palaverissa, jossa osallistujat eivät pääse ääneen. Chatin avulla on helpompi osallistaa myös suurempi joukko.
7. Pysy aikataulussa
Jos kyseessä on ennakkoon sovittu palaveri, varmista, että pysytte aikataulussa. Myös tässä auttaa se, että palaverilla on vetäjä.
Kuulu kouluttaa, lue koulutustarjouksemme ja katsotaan yhdessä mitä voimme tehdä!
