Yritystapahtumat eri muodoissaan ovat vahvistaneet viime vuosina asemaansa yritysten brändin ja työnantajamielikuvan vahvistamisessa tai markkinoinnin tukena. Seuraavat kymmenen askelta auttavat kokemattomampaakin tapahtumanjärjestäjää onnistuneen yritystapahtuman toteuttamisessa.
1. Tapahtuman luonne
Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa miettimällä, mitä tarkoitusta varten tapahtuma järjestetään. Onko kyseessä myyntiin tähtäävä ilmaistapahtuma, tietyn teeman ympärille järjestettävä verkostoitumistapahtuma tai kenties koulutusseminaari? Ilmapiiri ratkaisee usein myös sen, järjestetäänkö tilaisuus päiväsaikaan vai illalla toimistoajan ulkopuolella. Aamupalatilaisuudet ovat myös suosittuja ja niihin on helppo houkutella kiireisiäkin osallistujia.
Kun ajankohta ja tavoite ovat selvillä, on helppoa siirtyä suunnittelussa eteenpäin.
2.–3. Osallistujat ja tapahtumapaikka
Osallistujien määrä ja tapahtumapaikka voivat aiheuttaa muna vai kana -ilmiön, sillä ne usein rajaavat toinen toisiaan: Tilaisuuden järjestämispaikaksi valittu ympäristö voi rajoittaa osallistujamäärää eli jos haluat tapahtumaan 200 osallistujaa, paikka tulee valita sen mukaan. Osallistujamäärän suhteen kannattaa olla mieluummin realisti kuin optimisti, sillä henkilömäärään nähden liian suuri tila antaa valjun vaikutelman. Vastaavasti liian pieni tila voi aiheuttaa tilanteen, joissa tilaisuus buukataan loppuun heti. Kannattaa huomioida, että lähes poikkeuksetta noin 10 % ilmoittautuneista jättää syystä tai toisesta tulematta.
Paikkaa valittaessa tulee ottaa huomioon myös paikan soveltuvuus suunniteltuun ohjelmaan: mukavat tuolit seminaarissa, sopivasti tilaa keskustella vapaasti verkostoituen tai esimerkiksi katetut illalliset rajaavat vaihtoehtoja.
4. Nimi
Yritystapahtumalle kannattaa keksiä kuvaava nimi, jota voi käyttää myös hashtagina tapahtuman aikana. Varmista, että nimi erottuu muista vastaavista tapahtumista esimerkiksi yhdistämällä tapahtuman nimeen yrityksesi nimi. Näistä esimerkkeinä meidän oma #kuulufestarit.
5. Rekvisiitta
Yritykset teettävät usein tapahtumiinsa osallistujille nimikyltit logollisella kaulanauhalla tai rintaan hakaneulalla kiinnitettäväksi. Lisäksi on jaossa kaikenlaista liikelahjaa kynistä esitteisiin ja heijastimiin. Kannattaa käyttää harkintaa siinä, tuoko nimenomaan kyseistä tapahtumaa varten teetetyt rekvisiitat lisäarvoa, vai kannattaako panostaa mieluummin myös tapahtuman jälkeen käyttökelpoisiin tuotteisiin. Kaulanauhoja kertyy aktiiviselle tapahtumakävijälle kymmenittäin, joten ehkäpä ne voisi kerätä pois tapahtuman jälkeen ja kierrättää seuraavaan tapahtumaan?
6. Ohjelma ja aikataulu
Tapahtuman luonteen mukaisesti ohjelma voi rakentua puheenvuoroista, ruokailusta, vapaasta seurustelusta tai vaikkapa osallistavista työpajoista. Useammasta asiantuntijapuheenvuorosta koostuvaan tapahtumaan kannattaa miettiä yhteinen punainen lanka – tapahtuman kantava teema – jota kaikki puheenvuorot eri näkökulmista sivuavat.
Puhujat tulee ohjeistaa hyvin niin, että heillä on tiedossa ainakin seuraavat asiat:
- mistä näkökulmasta hänet on pyydetty puhumaan
- kauanko puheenvuoroon on varattu aikaa mukaan luettuna mahdolliset yleisökysymykset.
Tapahtuman aikataulu tulee olla järjestäjän tiedossa 5 minuutin tarkkuudella koko tilaisuuden ajalta, mutta osallistujille riittää usein summittaisempi aikataulu. Vessataukoihin, ruokajonoihin ja yleisiin siirtymisiin kannattaa varata riittävästi aikaa, osallistujamäärä huomioiden. Näiden perusasioiden laiminlyönti aiheuttaa negatiivisia asiakaskokemuksia ja huonoa palautetta.
7. Kutsu tai markkinointi
Tapahtuman luonteesta riippuen osallistujat joko kutsutaan henkilökohtaisesti tai avoimemmin markkinoiden. Tapahtumamarkkinointi on oma kokonaisuutensa, johon voi syventyä Kuulun Marin Tapahtumamarkkinointi sosiaalisessa mediassa -blogikirjoituksen kautta.
8. Kokonaisuuden hallinta ja vastuutukset
Tapahtumaa järjestettäessä on etua, jos ainakin yhdellä vastuuhenkilöllä on selvä kokonaiskuva kaikesta tapahtumaan liittyvästä.
Vastuuta kannattaa jakaa teemoittain ja kaikki tapahtuman vaiheet huomioiden: Kuka on ulko-ovella tervehtimässä tulijoita, kuka ottaa vieraat virallisemmin vastaan ja tarkistaa esimerkiksi liput? Kuka juontaa, kuka hoitaa äänentoiston ja mikit? Onko keittiölle tai cateringin suuntaan yksi määritelty yhteyshenkilö? Kenen vastuulla on aikataulussa pysyminen? Kuka ottaa valokuvia tai laittaa niitä someen? Avaintehtävät määrittelemällä kaikki osa-alueet pysyvät kunnossa ja kokonaisuudesta vastaava henkilö voi keskittyä mahdollisiin haasteisiin.
Mahdolliset pullonkaulat ja ongelmakohdat selviävät etukäteen parhaiten, kun käydään läpi osallistujan koko polku ulko-ovelta tapahtuman päätökseen. Sen myötä selviää esimerkiksi luontevin paikka ilmoittautumistiskille tai vajavaiset vessaopasteet.
H-hetkellä, useimmiten tapahtumaa edeltävänä päivänä kannattaa tsekata ainakin nämä:
- onhan aikataulu kaikilla avainhenkilöillä tiedossa
- eihän ulkopuolisilla asiantuntijoilla tai esiintyjillä ole epäselvyyksiä käytännön asioihin liittyen
- toimiihan tekniikka?
9. Toteutus
Juontaja, isäntä, seremoniamestari – mitä pidempi tilaisuus, sen tärkeämmässä roolissa tämä avainhenkilö on. Juontajan vastuulla on pitää osallistujat kartalla siitä, mitä tapahtuu milloinkin.
Aikataulusta kiinni pitäminen voi joskus vaatia juontajan puuttumista asiaan, mutta se on kokonaisuuden kannalta erittäin tärkeää. Juontaja voi tulla yrityksen ulkopuolelta, mutta yrityksen edustajan on hyvä ainakin kutsuvierastilaisuudessa lausua tervetulosanat ja kiitokset.
Hyvin suunniteltu on puoleksi tehty, etenkin tapahtumissa! Mitä tarkemmin speksit on selvillä, sen rennommin voi järjestävä tahokin heittäytyä tilaisuuden tunnelmaan.
Kannattaa tutustua myös Kuulun Tuukan blogikirjoitukseen hyvän juontajan ominaisuuksista.
10. Palautekysely
Juhlatilaisuudet pois lukien kannattaa palautetta kysyä aina. Palaute antaa tapahtumanjärjestäjälle kullanarvoisia vinkkejä seuraavan tilaisuuden jatkojalostamiseen. Palautelomakkeen voi kätevästi tehdä vaikkapa Google Forms -ilmaisohjelmalla ja lähettää linkkinä osallistujille kiitossanojen myötä.
Jos haluat ulkoistaa tapahtumasi markkinoinnin, pyydä meiltä tarjous. Olemme menestyksekkäästi markkinoineet useita kansainvälisiä ja suomalaisia tapahtumia.
