Menneenä syksynä olen usein vastannut kysymyksiin työntekijän käyttäytymisestä somessa. Kun yrityksen työntekijät välittävät yrityksestä positiivista kuvaa somessa, on vaikutus yrityksen toimintaan vain myönteinen.
Yritykselle edullinen yksittäisten työntekijöiden someaktiivisuus auttaa:
- vahvistamaan yritysmielikuvaa
- välittämään asiantuntijuuttanne ja luomaan näin luotettavan kuvan toiminnastanne ja ihmisistä logon takana
- madaltamaan kynnystä lähestyä yritystä
- lisäämään toivottua julkisuutta ja viemään viestiänne laajemmalle yleisölle.
Someviestintä on luonteeltaan ajasta ja paikasta riippumatonta. Mobiililaitteilla olemme verkossa aina halutessamme. Moni työnantaja on huolissaan mahdollisista työntekijöiden tahallisista tai tahattomista ylilyönneistä. Riskiä ei tule vähätellä.
Suomalaisissa yrityksissä on herätty työntekijöiden somessa aiheuttamiin ongelmiin, kun tyytymättömät työntekijät ovat valittaneet työoloistaan, asiakkaistaan tai muista salassapidettävistä yrityksen asioista omissa someprofiileissaan. Toisaalta vahinkoja sattuu ilman tahallisuuttakin: inhimillinen erehdys voi olla esimerkiksi päivittäminen somekanavaa vahingossa yrityksen tilin kautta, vaikka tarkoitus olisi ollut päivittää henkilökohtaista somekanavaa.
Vai mitä olette mieltä näistä tahallisista ylilyönneistä?
22.12 Helsingin Sanomat uutisoi Tikkurilan seurakunnan hyllyttäneen työntekijänsä somekirjoittelun takia. Rasistista vihapuhetta Facebook-ryhmässä laukonut työntekijä on HS:n mukaan itse yllättynyt siitä, että sosiaalisen median julkaisuista voi joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen. Lue koko artikkeli täältä.
Lastenlinnan sairaalassa työskentelevä henkilö puolestaan julkaisi keväällä 2015 Facebookissa kirjoituksen työpaikkansa sisäilmaongelmista ja sen vaikutuksesta potilaiden hoitoon. ”Kirjoituksessa annettiin väärää tietoa lasten psykiatrisesta hoidosta, mikä oli omiaan tuomaan vääriä mielikuvia esimerkiksi potilaidemme vanhemmille”, lastenpsykiatrian linjajohtaja, LT Leena Repokari kertoo Potilaan lääkärilehdessä.
Paras keino ikävien tilanteiden välttämiseen on luoda työpaikalle someohjeistus – yhteiset sosiaalisen median pelisäännöt, jotka koskevat kaikkia yrityksen työntekijöitä.
Someohjeistuksen tulisi antaa selkeä kuva siitä, mitä työnantaja toivoo työntekijän toiminnalta sosiaalisessa mediassa. On tärkeä muistaa positiivisen someviestinnän vaikutusten heijastuminen yritykseen ja kannustaa siihen. Kolikon kääntöpuolella on työntekijän lojaliteettivelvoite: työntekijä ei saa toiminnallaan vahingoittaa työnantajaansa . Vahinkoa voi aiheuttaa esimerkiksi työntekijän jakama luottamuksellinen, valheellinen tai loukkaava tieto. Lojaliteettivelvoite koskee myös toimintaamme somessa ja yleisemmin verkossa.
Tässä täsmäohjeemme sosiaalisen median ohjeistuksen luomiseen työpaikalle:
- Sosiaalisen median ohjeistus on hyvä luoda kirjallisena ja liittää esimerkiksi työsopimuksen kanssa allekirjoitettaviin dokumentteihin. Ohjeistuksen läpikäynti yhdessä työntekijöiden kanssa on tärkeää – jokaisen tulee ymmärtää, mitä yritys toivoo ja ei toivo someviestinnältä.
- Kirjaa ohjeistukseen, ketä ohjeistus koskee ja missä tilanteissa. Muista vapaa-aika ja omien laitteiden käyttö!
- Mitä asioita haluatte rajata kokonaan somekeskustelun ulkopuolelle? Punnitse salassapitovelvoitteita.
- Millaiset asiat voivat somekeskusteluissa vahingoittaa yritystä? Punnitse lojaliteettivelvoitetta tekstin lisäksi myös esimerkiksi kuva- ja videojulkaisujen osalta.
- Kiellä nimettömänä esiintyminen yritykseenne liittyen. Työntekijän tekeytyminen asiakkaaksi vaikkapa kehuakseen nimettömänä tuotteitanne verkossa on aina tuomittavaa ja saa yrityksen näyttämään epätoivoiselta.
- Mitä seuraamuksia someohjeistuksen rikkomisesta on?
- Mitä haluat työntekijän somessa tekevän? Listaa yrityksenne somekanavat ja kannusta työntekijöitä osallistumaan rakentavaan ja positiiviseen keskusteluun. Yrityksenne verkkosisältöön sitoutunut työntekijä on arvokas lisä markkinointiinne!
- Seuraa ja monitoroi keskustelua, sekä tuloksia. Muista, että ongelmat on helpompi ennaltaehkäistä kuin hoitaa kriisitilanteessa. Tarvittaessa järjestä henkilöstölle somekoulutusta positiivisen ja yritykselle edullisen viestin vahvistamiseksi verkossa.
Kun työntekijät tietävät, mitä heiltä toivotaan, on heidän helpompi toimia yrityksen lähettiläinä verkossa. Selkeillä ohjeilla ennaltaehkäistään monet ylilyönnit ja vältetään myös osa vahingoista.
Pohdi, millainen riski työntekijän tekemä negatiivinen päivitys somessa voisi olla? Suosittelemme sosiaalisen median ohjeistusta jokaiselle työpaikalle. Meiltä saat myös apuja dokumentin laadintaan tarvittaessa.
Jäikö jokin asia vielä mietityttämään? Ota yhteyttä ja katsotaan mitä voimme tehdä yhdessä!
