Sosiaalinen media ja lainsäädäntö – tunnetko nämä somelainsäädännöt?

Sosiaalinen media on kasvava osa kulttuuriamme ja viestintäämme. Yksityishenkilöinä jaamme tietoja ja kuvia itsestämme eri some-kanavissa ja esitämme verkossa mielipiteitämme. Yrityksinä markkinoimme tuotteitamme ja palveluitamme ja pyrimme lisäämään näkyvyyttämme sosiaalisen median kautta. Suomen lainsäädäntö ei tunne sanaa ”sosiaalinen media” eikä somea varten ole olemassa omaa erityislainsäädäntöään.

Sosiaalisen median viestintään sovelletaan olemassa olevaa lainsäädäntöä: kuluttajansuojalakia, lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa, henkilötietolakia, sähköisen viestinnän tietosuojalakia, tekijänoikeuslakia, tavaramerkkilakia, työsopimuslakia ja rikoslakia. Aikamoinen pykäläviidakko!

Some ja yksityisyyden suoja työelämässä

Rekrytoitaessa uutta työvoimaa on työnhakijan etu, mikäli hän on tietoinen brändistään verkossa. Sosiaalisen median kanavien profiilit, niiden asianmukainen yksityisyyden suojaaminen ja oman näkyvyyden hallinta ovat erityisen tärkeitä asioita työnhakijalle. Millaisen kuvan sinusta saa verkossa? Mitä tietoja jaat itsestäsi?

Työnantajana tai yrityksen edustajana olet luonnollisesti kiinnostunut mahdollisen työnhakijan taustoista ja sosiaalisen median näkyvyys antaa lisätietoja hakijasta. Työnantajan on kuitenkin kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 4 §). Esimerkiksi internetistä tai sosiaalisesta mediasta hankitut tiedot eivät aina ole oikeita ja luotettavia ja työnhakijalla tulee olla mahdollisuus kommentoida ja oikaista tietoja, joita työnantaja on hänestä löytänyt.

Asianajotoimisto Castren & Snellman kirjoittaa artikkelissaan Sosiaalinen media kaipaa pelisääntöjä niin sanotusta Google-tapauksesta:

”Tietosuojavaltuutettu on linjannut, että niin sanottu Google-tapaus (dnro 626/452/2006) pätee myös sosiaaliseen mediaan.

Tapauksessa työnantaja oli löytänyt Googlesta vanhaa tietoa, jossa työntekijä leimattiin mielenterveysongelmaiseksi ja käytti tätä törkeästi hyväkseen. Tietosuojavaltuutettu totesi kannanotossaan, että työntekijöitä ja -hakijoita koskeva tieto tulee ensisijaisesti kerätä henkilöltä itseltään. Mikäli tietoja kerätään muualta, työnantajan tulee ilmoittaa siitä ennen kuin tietoja käytetään henkilöä koskevassa päätöksenteossa. Lisäksi ”googlaamalla” hankitut tiedot ovat epäluotettavia eikä niiden oikeellisuudesta ole takeita.”

Työntekijän lojaliteettivelvollisuus sosiaalisessa mediassa

Työntekijän velvollisuus on luonnollisesti tehdä sovittua ja työnantajan määräämää työtä. Työntekijällä on myös muita velvoitteita työnantajaa kohtaan, joista keskeisin on työsopimuslaissa säädetty lojaliteettivelvoite. Oikotie Oy kirjoittaa julkaisussaan Sosiaalisen median ABC näin:

”Työsopimuslain 3 luvun 1 §:n mukaan työntekijän on toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa. Käytännössä työntekijän lojaliteettivelvollisuus tarkoittaa sitä, että työntekijällä on tiettyjä velvollisuuksia työnantajaansa kohtaan työajan lisäksi myös vapaa-ajallaan. Lojaliteettivelvollisuuden perusteella työntekijältä voidaan edellyttää tietynlaista käytöstä myös sosiaalisessa mediassa – tai vähintäänkin pidättäytymistä tietynlaisesta käyttäytymisestä.”

Työntekijän epätoivottu käytös sosiaalisessa mediassa voi joissakin tapauksissa olla peruste varoituksen antamiseen työntekijälle tai pahimmillaan johtaa työsopimuksen irtisanomiseen. On kuitenkin muistettava, että tällaisen tilanteen riskit voidaan minimoida ja ennaltaehkäistä toimivalla some-suunnitelmalla ja työyhteisön yhteisillä sosiaalisen median säännöillä.

Hill & Knowltonin syksyllä 2009 teettämä selvitys paljasti, että 73 prosenttia organisaatioista ei ollut mitenkään ohjeistanut työntekijöitään sosiaalisen median käyttämisestä. Työnantajan vastuulla on luoda työyhteisöön yhteiset kaikkiin sovellettavat ohjeet sosiaalisen median viestinnästä niin työaikana kuin vapaa-ajallakin.

Onko työpaikallasi tai yrityksessäsi määritetty sosiaalisen median pelisäännöt työntekijöille? Millaista käytöstä yrityksessäsi odotetaan työntekijöiltä verkossa heidän vapaa-ajallaan? Mitkä ovat riskit, entä hyödyt?

Markkinointi ja mainonta sosiaalisessa mediassa

Suomessa ei ole some markkinointia ja mainontaa koskevaa erityislainsäädäntöä. Some-markkinoinnissa noudatetaan yleisiä markkinointia ja mainontaa koskevia sääntöjä niin Suomen lainsäädännön kuin kanavan omien ehtojenkin mukaisesti. Markkinoijan on siis tärkeä tuntea ajantasainen lainsäädäntö ja some-kanavan omat ehdot. Useissa tapauksissa kanavan ehdot ovat Suomen lainsäädäntöä tiukemmat tai niissä on erityisehtoja koskien mainostusta.

Asianajotoimisto MK Law kirjoittaa artikkelissaan hyvän tavan vastaisesta markkinoinnista:

”Markkinoinnin perussääntöihin kuuluu hyvän tavan vastaisen markkinoinnin kielto ja kielto käyttää sopimatonta menettelyä markkinoinnissa. Markkinointi on hyvän tavan vastaista esimerkiksi, jos se on selvästi ristiriidassa yhteiskunnallisten arvojen kanssa tai jos se on syrjivä tai jos siinä suhtaudutaan hyväksyvästi toimintaan, jossa vaarannetaan terveyttä.”

Myös sosiaalisessa mediassa mainoksen on oltava tunnistettavissa

Tämä tarkoittaa sitä, että kuluttajan tulee voida ymmärtää vastaanottavansa mainontaa. Tästä esimerkkinä esimerkiksi Facebook mainonta, jossa mainospäivityksessä ilmoitetaan kyseessä olevan sponsoroitu julkaisu.

Sosiaalisessa mediassa markkinointitarkoituksessa järjestettävien kilpailujen ja arvontojen on oltava helposti saatavilla. Suomen laki ei sisällä erityisiä määräyksiä kilpailuehtojen sisällöstä tai julkaisemisesta sosiaalisessa mediassa, mutta usein kilpailuja säätelevät sosiaalisen median kanavan omat ehdot. Ole siis tarkkana kilpailujen ja arvontojen kanssa ja tutustu huolella kanavan ehtoihin!

Esimerkiksi Facebook on hyvin tarkka promootioehdoistaan.

Facebookin promootiosäännöt

• Arvonta = tuuriin perustuva
• Kilpailu = taitoon perustuva
• FB: Tykkää ja jaa -kilpailut KIELLETTY!
  • Tykkää ja kommentoi on ok
• FB:n seinällä ei saa päivittää voittajan nimeä – ilmoita esim. omilla verkkosivuilla tai suoraan voittajille
• Ei saa edellyttää sivun tykkäystä, jotta voi voittaa jotain

Kilpailu- ja arvontasääntöjen tulisi sisältää

• Tiedot kampanjan järjestäjästä
• Kampanjan alkamis- ja päättymisaika
• Osallistumistapa
• Tietoon tai taitoon perustuvan kilpailun ratkaisuperusteet
• Tiedot palkinnosta, palkintojen määrästä ja toimitustavasta
• Rajoitukset, kuten oman yrityksen työntekijöiden poissulkeminen arvonnasta
• Voittajan julkistamispäivämäärä ja tapa, jolla voittajaan otetaan yhteyttä

Huomioi, että jos kilpailuun osallistumisen yhteydessä osallistuja lähettää sinulle tekijänoikeudella suojattua materiaalia, kuten valokuvia, tulee ehdoissa määrätä myös tämän materiaalin käytöstä.

Lue blogikirjoituksemme Facebookin tykkää ja jaa -kisat on kielletty .

Kriisiviestintä ja suunnitelmallisuuden tärkeys sosiaalisessa mediassa

Nopeatempoinen sosiaalinen media tuo tapahtumat julkisiksi reaaliajassa. Yhteisölliset kanavat kannustavat jakamaan niin arkisia kuin yllättäviä suuria tapahtumiakin. Kriisitilanteessa korostuu yrityksen valmius sosiaalisen median viestinnän hallintaan. Mikäli sosiaalinen media on integroituna yrityksen viestintästrategiaan ja kriisinhallintaan, osataan kriisitilanteessakin toimia suotuisasti.

Vaikka työyhteisössä olisi yhteiset sosiaalisen median pelisäännöt, on hyvä varautua kriiseihin. Entä, jos työntekijän arviointikyky pettää? Entä jos yrityksestä julkaistaan arkaluonteisia tietoja? Entä jos asiakkaan luottamus yritykseen on vaarassa vaikkapa somessa julkaistujen yksityiskohtien vuoksi?

Yrityksen on hyvä määrittää selkeästi, miten kriisitilanteessa toimitaan:

• Kuka viestii?
• Miten viestitään?
• Kuinka nopeasti reagoidaan?

Sosiaalisen median kriisinhallinta TOP 5

1. Reagoi. Mikään ei raivostuta asiakkaitasi niin paljon kuin reagoimattomuus. Se moninkertaistaa kriisin. Reagoimattomuus viestii, että et välitä. Parasta on, jos reagoimassa on yrityksen johto, etkä sysää vastuuta työntekijöille.
2. Jokainen asiakas+älypuhelin-yhdistelmä on liikkuva media. Jos et aiemmin ole panostaneet asiakaspalveluun, tee se nyt.
3. Tee suunnitelma kriisiä varten. Jos juttu alkaa levitä sosiaalisessa mediassa, yrityksessä täytyy olla selvät sävelet, kuka reagoi ja miten.
4. Myönnä virheesi. Ole ystävällinen. Asiakas on aina oikeassa. Ja jollei ole, kanssaihmiset näkevät kyllä ”turhan valituksen” lävitse ja asettuvat sinun puolellesi.
5. Ota opiksesi. Ota kriisi oppimismahdollisuutena. Seuraavalla kerralla tiedät varmasti, mitä asiakkaasi eivät arvosta ja voit välttää vastaavan tyytymättömyyden parantamalla asiakapalveluasi.

Kuulu kouluttaa, lue koulutustarjouksemme ja katsotaan yhdessä mitä voimme tehdä!