Niin pienessä kuin suuressa yrityksessä tulisi olla oma viestintäsuunnitelma. Viestinnässä on siis kyse kaikesta siitä mitä yrityksestä tai organisaatiosta lähtee ulospäin ja mitä organisaation sisällä viestitään. Harmillisen tavallista on, että keskitytään miettimään vain ulkoista viestintää, vaikka sisäinen viestintä pitäisi aina ensin olla kunnossa. Tässä kirjoituksessa keskitytään lähinnä ulkoiseen viestintään.
Useimmiten viestintäsuunnitelma koskee koko yrityksen markkinointia, mutta esimerkiksi digimarkkinointiin voi tehdä oman suunnitelman tai liittää sen osaksi koko yrityksen viestintäsuunnitelmaa. Viestintäsuunnitelma voi sisältää paljon tai vähän tekstiä, olla kuvitettu tai jopa videon muodossa. Suunnitelma voidaan laatia esimerkiksi projektin, tilikauden tai useamman vuoden ajalle. Hyvä viestintäsuunnitelma on hyödyllinen ja parhaimmillaan se toimii yrityksen viestinnän ohjekirjana ja muistilappuna.
Tässä muutamia perusasioita, jotka kannattaa sisällyttää oman yrityksen viestintäsuunnitelmaan:
1. Tavoitteet
Mitkä ovat yrityksen viestinnän tavoitteet? Viestinnällä voi olla esimerkiksi yksi päätavoite sekä pienempiä tavoitteita. Muista aina, että tavoitteen pitää olla mahdollisimman täsmällinen, jotta viestintää voidaan mitata. Jollei tavoitteita ole asetettu, et voi tietää oletteko onnistuneet viestinnässänne vai ette.
Tavoitteita voi olla hyvin monenlaisia. Näkyvyys ja tunnettuus voivat olla tavoitteita, mutta muista määritellä myös miten aiotte mitata esimerkiksi tunnettuuden kasvamista. Joillekin työnantajamielikuvan luominen voi olla tärkeä tavoite ja joku haluaa puhtaasti kasvattaa myyntiä. Joka tapauksessa
Kun asetat tavoitteita, muistisääntönä voi olla vaikkapa Hubspotin SMART-tavoitteen asetanta .
- Specific = Täsmällisiä: tavoitteittesi pitäisi olla täsmällisiä. Mitä odotat, miksi se on tärkeää, ketkä osallistuvat niihin toimenpiteisiin, joilla tavoitteita lähdetään tavoittelemaan. Mitä tarkalleen ottaen tehdään ja miten.
- Measurable = Mitattavia: tavoitteidenne tulee olla konkreettisesti mitattavia. Miten saavutatte tavoitteenne ja miten mittaatte edistystänne.
- Attainable = Saavutettavissa olevia: tavoitteidenne pitäisi olla realistisia ja saavutettavia, joten tee ensin nykytila-analyysi, jotta voit verrata tulevia tuloksianne nykyisiin.
- Relevant = Relevantteja: tavoitteidenne pitäisi olla teidän liiketoiminnallenne merkittäviä ja tukea ydinprosessejanne. Älä mittaa turhia asioita, vaikka tietäisit onnistuvasi niissä. Mittaa esimerkiksi Facebookin kautta saatuja uusia verkkokauppamyyntejä sen sijaan että mittaisit Facebook-sivunne tykkääjämäärää.
- Timely = Oikea-aikaisia: Määrittele päivämäärä, jolloin tavoitteiden pitää olla saavutettuja. Vanha kunnon deadline.
2. Kohderyhmät
Kun tavoite on määritelty, pitää miettiä kenelle viestejä kohdennetaan. Ketä yrityksesi kohderyhmät ovat? Listaa jokainen kohderyhmä erikseen ja valitse heidän joukostaan tärkeimmät kohderyhmät.
Ketkä ovat teidän tyypillisimpiä asiakkaitanne tai ideaaliasiakkaitanne, miten näille viestitään? Voidaan myös miettiä ketkä ovat niitä asiakkaita, joita ette halua ja onko tällä vaikutusta viestintäänne. Mitä tarkemmin asiakaspersoonat määritellään, sitä paremmin voidaan ymmärtää nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaita.
Voit ladata asiakaspersoonasuunnitteluun tarkoitetun pohjan tästä
3. Sisällöt
Mitkä ovat ydinviestit eri kohderyhmille? Ydinviestien ja sisältöjen suunnittelussa voit hyödyntää esimerkiksi SWOT-analyysia, jossa mietitään yrityksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat viestinnän näkökulmasta. Mieti myös äänensävy , jota käytät viestinnässä.
Mitä tehdään päivittäin, viikoittain, kuukausittain ja vuosittain? Laadi aikataulut kaikelle tekemiselle. Viestintä-/sisältökalenterista on apua sekä lyhyen että pitkän aikavälin suunnittelussa.
Voit hyödyntää sisältösuunnittelussa mm. näitä blogikirjoituksia:
Ideointivinkkejä sisältömarkkinoijalle ja
Viisi vinkkiä pörssiyhtiön markkinointiviestintään .
4. Viestintäkanavat
Mitä viestintäkanavia yritys käyttää? Mitä kussakin kanavassa halutaan viestiä? Informatiiviset ja ajan tasalla olevat nettisivut on kivijalka kaikelle viestinnälle , mutta mitä muita kanavia hyödynnetään? Tehdäänkö printtimainontaa? Mitä somekanavia hyödynnetään? Lähetetäänkö asiakkaille uutiskirjeitä?
5. Resursointi ja työkalut
Kuka vastaa yrityksen viestinnästä? Ketkä osallistuvat viestintään? Miten roolit ja tehtävät jaetaan?
Mitä viestinnän työkaluja on käytettävissä? Kuinka niitä hyödynnetään?
6. Analytiikka
Viestinnän suunnittelussa tarvitaan tietoa kohderyhmistä. Mitä kautta he päätyvät yrityksen nettisivuille tai somekanaviin? Mitä he tekevät siellä? Millaista sisällöstä he ovat kiinnostuneita?
Täältä löydät aikaisempia blogikirjoituksiamme analytiikasta:
Hyödynnä Google Analytics digimarkkinoinnissasi ,
Facebook-mainonnan tulokset ja
Twitter-analytiikka – mitä voi mitata? .
Päivitä viestintäsuunnitelma tarvittaessa
Jos vaikkapa keskellä vuotta huomaa, että viestintäsuunnitelma on puutteellinen tai kaipaa muutoksia, niin sitä voi aina tarpeen tullen päivittää.
Jos tarvitset apua viestintäsuunnitelman laatimiseen tai päivittämiseen, ota yhteyttä. Autamme vuosittain lukuisia yrityksiä viestintäsuunnitelmien kanssa.
